便利なアプリを探し始めると、いつの間にかツールの数が増えます。先に決めるべきなのは、どのアプリを使うかではなく、何をどこに置くかです。メモ・予定・ファイルの3つに入口を用意すると、仕事の情報が散らかりにくくなります。
メモは「思いつき」と「確定情報」を分ける
思いつきは一時置き場、確定した手順や決定事項は保管場所。二つを同じ場所に入れると、後から探す時間が増えます。まずはメモの中に「仮」と「決定」の見出しを作るだけでも効果があります。
予定には、作業時間ではなく締切を書く
カレンダーに予定だけを書いても、実際に作業する時間が残らないことがあります。締切と一緒に、着手する日を一つ決めます。作業を細かく分けられないときは、まず15分の確認時間だけ予定に入れます。
ファイル名を「日付・案件・内容」に揃える
ファイルの整理は、フォルダを増やすより名前を揃える方が始めやすい場合があります。日付、案件名、内容の順番を決め、古い版には「old」などの目印を付けます。共有相手がいる場合は、自分だけの略語を避けるのも大切です。
- メモは仮と決定を分ける
- 予定には着手日も書く
- ファイル名の順番を固定する
IN SHORT
道具を増やす前に、情報の入口を3つに絞りましょう。置き場が決まれば、アプリを変えても移行しやすく、仕事の仕組みが自分の手元に残ります。
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