Excel関数の基本：SUM・IF・COUNTIF・XLOOKUPを例で覚える

Excel関数は、難しい計算を覚えることから始めなくても大丈夫です。まずは「どのセルを、どのように処理するか」を式で指定する道具だと考えます。この記事では、売上表を例に、入力・計算・判定・検索の順番で基本を確認します。

VISUAL GUIDE

Excel関数が結果を出すまで

01表にデータを入力

02=関数(対象範囲)

03Excelが計算

04結果を確認

関数は、元データを直接書き換えず、指定した範囲から結果を作ります。元データの場所を正しく指定することが最初のポイントです。

Excelのセルに計算式を入力するときは、最初に半角の「=」を付けます。セル番地を使うと、元の数字を変更したときにも結果が自動で更新されます。

たとえば、A2に単価、B2に数量が入っている場合、C2に「=A2*B2」と入力すると、C2に金額が表示されます。数字を直接書くより、どのセルを計算したかが後から分かりやすくなります。

セルを使った基本計算Excel / VBA

=A2+B2
=A2*B2
=ROUND(C2,0)

複数のセルを足すときはSUM関数を使います。売上金額がD2からD6に並んでいるなら、「=SUM(D2:D6)」で範囲内の合計を計算できます。コロンは「D2からD6まで」という意味です。

AVERAGE関数は平均を計算します。空白セルは通常、平均の対象から除外されますが、文字やエラー値が混じると意図した結果にならないことがあります。入力範囲を確認してから使いましょう。

合計と平均Excel / VBA

=SUM(D2:D6)
=AVERAGE(D2:D6)

IF関数は、「条件に当てはまるとき」と「当てはまらないとき」で表示を分ける関数です。売上金額が10,000円以上なら「確認」、それ以外なら「通常」と表示する例を見てみます。

文字を表示するときは、文字列をダブルクォーテーションで囲みます。比較する数字やセル番地には、通常ダブルクォーテーションを付けません。

10,000円以上かを判定Excel / VBA

=IF(D2>=10000,"確認","通常")

ポイント：条件を増やしたい場合は、まず一つの条件で正しく動くことを確認してから、IFを組み合わせます。最初から長い式にすると、どこで間違えたか分かりにくくなります。

COUNTIF関数は、指定した範囲の中から条件に合うセルの数を数えます。たとえば、E2からE20に「未処理」「処理済み」と入力されている場合、未処理の件数を確認できます。

条件を文字で指定するときは、文字列をダブルクォーテーションで囲みます。「未処理」の件数が0になったかを確認するだけでも、作業漏れのチェックに役立ちます。

未処理の件数を数えるExcel / VBA

=COUNTIF(E2:E20,"未処理")

XLOOKUP関数は、商品コードや社員番号などを手がかりに、別の表から対応する情報を呼び出します。A2の商品コードを、H2:H10から探し、見つかった行のI2:I10にある単価を表示する例です。

「$H$2:$H$10」のようにドル記号を付けると、式を下の行へコピーしても検索範囲がずれません。最後の「該当なし」は、コードが見つからないときに表示する文字です。

商品コードから単価を取得Excel / VBA

=XLOOKUP(A2,$H$2:$H$10,$I$2:$I$10,"該当なし")

ポイント：XLOOKUPが使えないExcelのバージョンでは、VLOOKUPなど別の方法が必要です。職場のExcelのバージョンが分からない場合は、共有前に小さなサンプルで動作を確認してください。

新しい関数を覚えるときは、空白のブックに小さな表を作り、関数を一つずつ入力します。最初から実際の顧客情報や機密データを使わず、架空の数字で動きを確認するのが安全です。

最後に、元の数字を一つ変更して結果が変わるか、対象範囲を一行増やしたときに計算から漏れないかを確認します。関数名を暗記するより、入力・結果・確認の流れを繰り返す方が実務で使いやすくなります。

IN SHORT

Excel関数は、名前をたくさん覚えることより、元データの範囲と欲しい結果を対応させることが大切です。まずはSUM・AVERAGE・IF・COUNTIF・XLOOKUPを小さな表で試し、結果が変わる条件まで確認しましょう。